Digital selbst gebaut: Warum wir Webseiten, Kundensystem und Automatisierung selbst betreiben
Wir haben unsere Webseiten von einem Baukasten-Anbieter auf eigene Infrastruktur umgezogen und ein eigenes Kundensystem aufgebaut. Der Grund ist derselbe wie auf der Baustelle: Wer die Substanz nicht kennt, kann nichts reparieren.
Es gibt eine Regel, die auf jeder Baustelle gilt: Bevor du sanierst, musst du wissen, was hinter der Wand ist. Wer blind auf eine Fassade dämmt, holt sich den Schimmel ins Haus. Genau diese Regel haben wir in den letzten Monaten auf unsere digitale Seite angewendet – und dabei einiges umgebaut.
Ausgangslage: Unsere Webseiten liefen bei einem Baukasten-Anbieter. Schnell erstellt, hübsch anzusehen, und für den Start völlig richtig. Aber alles hing an einem einzigen Abo: Hosting, Datenbank, Bilder, Formulare, E-Mail-Versand. Kündigt man das Abo, ist die Seite weg. Ändert der Anbieter seine Preise oder seine Technik, ändert sich unser Geschäft. Das ist, als würde man das Fundament mieten.
Also haben wir umgezogen. Die Domains liegen bei einem deutschen Anbieter, die Webseiten laufen auf eigener Hosting-Infrastruktur, der Code liegt in unserem eigenen Repository, die Datenbank gehört uns. Formular-Anfragen landen in unserem eigenen Kundensystem, und die Benachrichtigung dazu kommt aus unserem eigenen Firmenpostfach – nicht aus einem weiteren Dienst mit weiterem Abo. Der Umzug hat einen Tag gedauert und dabei ein paar Dinge ans Licht gebracht, die vorher niemand gesehen hat: falsch beschriftete Bilder, Suchmaschinen-Einträge, die noch auf die alte Vorschau-Adresse zeigten, ein Logo, das bei der letzten Änderung verzerrt worden war. Nichts davon wäre ohne den Blick hinter die Wand aufgefallen.
Das Kundensystem ist der zweite Baustein. Wir haben lange mit fertigen Tools gearbeitet und irgendwann festgestellt, dass wir mehr Zeit damit verbringen, unsere Abläufe an das Tool anzupassen, als das Tool an unsere Abläufe. Also haben wir es selbst gebaut: Kontakte, Angebote, Baustellen, Nachfass-Termine, Freigaben – alles in einer Datenbank, die wir verstehen. Kein Feature, das wir nicht brauchen. Kein Preis pro Nutzer. Und wenn etwas fehlt, wird es ergänzt, statt auf ein Update zu warten.
Der dritte Baustein ist KI, und hier bin ich bewusst nüchtern. KI schreibt bei uns keine Angebote allein und trifft keine Entscheidungen. Sie sortiert Post, bereitet Unterlagen vor, prüft Baustellenpläne gegen den Kalender, hält die Dokumentation in Ordnung und erledigt die Sorte Arbeit, für die man früher eine halbe Stelle gebraucht hätte. Die Entscheidung bleibt beim Menschen. Das ist kein Kompromiss, sondern die einzige Art, wie das im Handwerk verantwortbar funktioniert.
Was wir daraus gelernt haben, gilt für jeden kleinen Betrieb: Erstens, Bequemlichkeit am Anfang ist in Ordnung – aber man sollte wissen, wann man aus dem Baukasten herauswächst. Zweitens, die eigene Datenbank ist wichtiger als die schönste Oberfläche. Drittens, jede zusätzliche Abhängigkeit ist eine Stelle, an der es reißen kann. Wir haben in diesem Jahr drei Abos gekündigt und dafür mehr Kontrolle gewonnen als je zuvor.
Für Betriebe, die vor derselben Frage stehen, bauen wir über KEB Webseiten genau solche Lösungen: eine Webseite, die dem Betrieb gehört, Anfragen, die direkt beim Chef landen, und ein Aufbau, den man auch in fünf Jahren noch versteht. Nicht, weil es modern ist. Sondern weil man ein Haus nicht auf gemietetem Fundament baut.